Koncepcja Lean Management – jedna z technik zarządzania przedsiębiorstwem, koncepcja ta jest bardzo często wykorzystywana w gwałtownych zmianach w organizacji firmy, co nazywane jest procesem restrukturyzacji. Jest to nowa koncepcja zarządzania która ma za zadanie pozbycia się zbędnych „kilogramów firmy”. „Lean” znaczy chudy zaś „Management” zarządzanie, nie ma polskiego tłumaczenia tego zwrotu co powoduje, że w literaturze fachowej używa się zwrotu oryginalnego.
Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa nieuniknione jest wykorzystanie tejże koncepcji, nieuniknione jest tez to przedsiębiorstwo musi być na tyle elastyczne, aby swobodnie reagować na zachodzące zmiany w jego otoczeniu. Firma musi się rozwijać w celu tym szuka nowych rozwiązań z problemami gdy pogarsza się jakość pracy, obniża się sprawność działania lub związane jest to ze wzrostem kosztów. Menadżerowie zauważają że cos przeszkadza w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, wtedy następuje ograniczenie kosztów poprzez zwolnienie pracowników. Zachodzą zmiany w firmie, są prowadzone nowe działania, pracownicy nie maja innego wyboru – musza sie przystosować. Bardzo często przychodzi im to z trudem ponieważ nie są gotowi do zmian lub po prostu tego nie chcą bo jest im wygodniej.
Definicja:
Lean Management polega na znacznym ograniczeniu zasobów potrzebnych do produkcji: ludzi, powierzchni, nakładów inwestycyjnych, czasu, itd., a jednocześnie na skupieniu się na maksymalnym wykorzystaniu środków i dostosowaniu przedsiębiorstwa do warunków panujących na rynku.
Jest to przełomowy wynalazek w dziedzinie organizacji produkcji, gdyż pozwala na ograniczenie zużycia wszystkiego co potrzebne w procesie produkcyjnym, dając w efekcie produkt, który odpowiada w większym stopniu oczekiwaniom klientów i wytworzony jest po dużo niższych kosztach niż produkt wytworzony w systemie tradycyjnej masowej produkcji.
Istotą metody jest uzyskanie:
• minimalnych zapasów i kosztów produkcji
• wysokiej produktywności produkcji i pracy
• sprawnej organizacji i zarządzania
• wysokiej jakości produkcji i usług bez konieczności posiadania dużej liczby pracowników w sferze kontroli
• krótkich cykli realizacji produkcji
• nowych klientów
• zadowalających wyników ekonomicznych
A w efekcie dąży do:
• stworzenia prostych i przejrzystych struktur organizacyjnych oraz spłaszczenia hierarchii
• nadania najwyższego znaczenia zasobom ludzkim
• osiągnięcia perfekcji
Celem tej metody jest więc dostosowanie przedsiębiorstwa do rynkowych warunków gospodarowania w drodze głębokich przekształceń organizacji i funkcjonowania. Zarządzanie przedsiębiorstwem według koncepcji Lean jest więc powolnym, ciągłym i kompleksowym procesem wprowadzenia radykalnych i całościowych zmian wszystkich struktur, procesów i ról, czyli:
• w zakresie działalności produkcyjnej i usługowej
• w strukturze majątku
• sposobach organizacji i zarządzania
• w dziedzinie zarządzania personelem, przygotowania zawodowego oraz kształtowania postaw pracowników
Osiąga się to przez wprowadzenie szeregu przedsięwzięć organizacyjnych, technicznych i ekonomicznych, takich jak:
• decentralizacja zarządzania
• wdrażanie przedsięwzięć modernizacyjnych i restrukturyzacyjnych
• wyznaczanie najlepszego z punktu widzenia kryterium procesu
• wdrażanie innowacyjności
• troska o wysoką jakość produktu
• podnoszenie kwalifikacji pracowników i stymulowanie ich motywacji
• tworzenie odpowiedniego klimatu w firmie
Tak więc do wprowadzenia w życie tej koncepcji niezbędne są:
• elastyczność struktury organizacyjnej
• ciągłe udoskonalanie organizacji poprzez liczne szkolenia kadry i pracowników
• wyodrębnienie małych jednostek organizacyjnych, zespołów pracujących nad określonym zadaniem
• podział odpowiedzialności
Struktura systemu Lean opiera się na trzech podstawowych filarach:
• planowanie strategiczne
• struktura organizacyjna
• zdolność zasobów ludzkich
Zrozumienie zależności pomiędzy tymi kluczowymi czynnikami umożliwia maksymalne wykorzystanie zasobów firmy.
Planowanie strategiczne jest sformalizowanym procesem długofalowego planowania stosowanego do określania i realizacji celów organizacji. Na nim oparte będą długoterminowe zadania dla kadry menedżerskiej.
Struktura organizacyjna to pewien wzór relacji między pozycjami i człowiekiem w danej organizacji. Musi być podporządkowana strategii poprzez dostosowanie rozwoju produktu, produkcji i dystrybucji oraz systemu informacyjnego czyli Lean Production.
Ostatnim składnikiem kluczowym jest zdolność zasobów ludzkich . Obejmuje on tworzenie nowej kultury organizacji polegającej na ciągłym doskonaleniu, usprawnieniu produkcji, kształceniu kadry kierowniczej i sprawny przepływ informacji ze sprzężeniem zwrotnym włącznie.
Gdy te trzy filary nabiorą właściwych kształtów ważne staje się skupienie na elementach wyjściowych każdego z obszarów.
W obszarze rozwoju strategii najważniejszym (krytycznym) elementem jest jednomyślność kierownictwa naczelnego. Walki wewnętrzne czy konkurencja pomiędzy działami powodują marnotrawienie energii i zagrażają procesom niezbędnym do realizacji strategii.
Następnym elementem tego obszaru jest satysfakcja klienta. Oznacza to ciągłą kontrolę rynku, ocenę rynku, projektowanie produktu i określenie wymagań jakościowych. Kierownictwo naczelne tworzy politykę, strukturę organizacyjną. Kierownicy niższego szczebla są odpowiedzialni za realizację wyznaczonych celów.
Dla pełnej realizacji celów struktura organizacyjna musi być pozbawiona zbędnych elementów biurokracji, lenistwa i apatii. Struktura organizacyjna musi być czuła na zmiany otoczenia, rynku i samej organizacji, musi utrzymywać wytworzone drogi komunikacji (system informacyjny) dbając o informacje pochodzące od pracowników i dostawców.
Restrukturyzacja według idei Lean Management to także zmiany w sposobie myślenia pracowników i kadry zarządzającej. Postulowana jest praca zespołowa, wspólne podejmowanie decyzji, pełne zaangażowanie w pracę oraz stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Priorytetem w zarządzaniu tym jest informacja i bezpośredni dostęp do niej dla wszystkich pracowników.
Spory nacisk Lean Management kładzie na kształtowanie długotrwałych i bezpośrednich kontaktów z dostawcami oraz odbiorcami, wówczas zastosowanie znajduje metoda „Just In Time” (metoda stosowana w celu usprawnienia zwrotu inwestycji poprzez redukcję poziomu zapasów). Tymczasem dla odciążenia przedsiębiorstwa ze zbędnych kosztów stosuje się „Outsourcing”, który już znamy i który równocześnie upraszcza i usprawnia system zarządzania poprzez zlecenie na zewnątrz niektórych funkcji.
Punktem wyjścia do zmian jest skorygowanie dotychczasowej koncepcji organizacji. Metoda „odchudzonego” zarządzania zakłada modyfikację i usprawnienie wszystkich działań związanych z:
• projektowaniem
• wytwarzaniem
• inwestowaniem
• usługami pomocniczymi
Usuwanie wszelkich niedoskonałości powinno zaczynać się już od najwyższych szczebli. Metoda „odchudzonego” zarządzania zakłada usprawnienie wszystkich mechanizmów projektowych, wytwórczych i usługowych. Przechodzenie do nowych zasad i metod wymaga stałego, długotrwałego procesu uczenia się (reorganizacja np. produkcji nie odbywa się według standardowych wzorców) i nie da się tych zmian przeprowadzić w krótkim okresie czasu.
Istotą szczupłego zarządzania jest „odchudzenie” przedsiębiorstwa poprzez wprowadzenie znaczących zmian w zakresie działalności, w strukturze majątku firmy, sposobie organizacji oraz w dziedzinie zarządzania personelem, jak też kształtowanie zachowań i postaw pracowników firmy.
Taki mechanizm ma do zaproponowania Lean Management, który poprzez przyjęcie i akceptację tej filozofii przez całą załogę, zastosowanie wizualizacji pracy i metodologii ciągłego usprawniania sprawia, że w firmie powstaje nowa kultura pracy. Marnotrawstwem według filozofii Lean Management jest każda działalność, która absorbuje zasoby , pochłania czas , a nie dodaje wartości produktom. (Według prekursora Lean pana Taiichi Ohno) do podstawowych źródeł marnotrawstwa zaliczamy powszechnie występujące w przemyśle nieproduktywne straty takie jak:
•nadprodukcja – czyli produkowanie więcej niż trzeba lub zbyt wcześnie, jest to wytwarzanie produktów bez zamówienia klienta, co prowadzi do wzrostu zapasów wyrobów gotowych
•zła organizacja stanowisk pracy, bezczynne oczekiwanie ludzi i maszyn na opóźnione dostawy lub następne kroki w procesie
•za duże czasy wykonania operacji ze względu na złe zaprojektowanie produktów i narzędzi
•niepotrzebny transport materiałów między funkcyjnymi obszarami – przemieszczanie elementów, części, półwyrobów, wyrobów częściej niż to jest koniecznie
•zbyt wiele materiałów w procesie produkcji, zbyt wiele wyrobów gotowych, a także zapasy materiałowe większe niż absolutne minimum
•błędy lub braki wymagające naprawy lub korekty, dotyczą one zarówno wyrobów, jak i dokumentacji, dostaw, informacji
•wykonywanie zbędnych kroków w procesie obróbki, przemieszczanie się ludzi w czasie pracy (szukając części, narzędzi, instrukcji czy pomocy)
Uniknąć marnotrawstwa można jedynie drogą ciągłego procesu racjonalizacji całej firmy oraz jej relacji z otoczeniem, co pozwala na ograniczenie funkcji wewnętrznych do działań absolutnie niezbędnych.
Analiza stanu przedsiębiorstwa zaczyna się od porównania konkretnych produktów lub usług pod względem cech wnoszących wartość dodaną. Należy ją określić z punktu widzenia użytkownika końcowego lub następnego z kolei procesu mającego przetwarzać ten produkt.
Następnym krokiem jest ustalenie czynności, które wpływają na wartość dodaną i sprawdzenie, czy wśród nich nie ma takich, które są zbędne i mogą się okazać źródłami marnotrawstwa. Trzeba jednak pamiętać o operacjach pomocniczych, które same w sobie nic nie wnoszą do produktu czy usługi, ale są podstawą dla działań bezpośrednio wpływających na tworzenie wartości dodanej. Przykładem tutaj może być prowadzenie księgowości, które jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania organizacji.
Każde przedsiębiorstwo powinno być na tyle elastyczne, aby móc swobodnie reagować na zachodzące w jego otoczeniu zmiany, a co za tym idzie powinno być nastawione na ciągłe doskonalenie. Usprawnianie przedsiębiorstwa jest wprawdzie inicjowane przez kadrę zarządzającą, ale nie może odbywać się bez udziału pozostałych pracowników. Dlatego tak ważna jest ich świadomość wpływu na cele , jakie stawia sobie organizacja. Pozwala to uzmysłowić szeregowemu pracownikowi znaczenie, jakie ma dla firmy i siłę, z jaką może na nią oddziaływać.
Lean management kładzie spory nacisk na kształtowanie długotrwałych i bezpośrednich kontaktów z dostawcami oraz odbiorcami (wówczas zastosowanie znajduje metoda Just In Time).
Elementami, które składają się na koncepcję Lean Management są:
• praca zespołowa
• totalny „Quality Control”, czyli usuwanie błędów już w trakcie produkcji
• rynkowy charakter produkcji, czyli delegowanie pracowników do punktów sprzedaży
• bezpośredni kontakt z dostawcami
• symultaniczny engineering, czyli równoległe przeprojektowywanie
• zarządzanie zasobami ludzkimi
Podstawowym narzędziem Lean management jest:
• VSM - Value Stream Mapping - Mapowanie Strumienia Wartości; celem jest zgromadzenie danych na temat rzeczywistego przepływu elementów fizycznych i informacji.
Narzędziami wspierającymi koncepcję Lean są:
- 5S - odnosi się do pięciu Japońskich słów, które opisują standaryzacje utrzymywania porządku w miejscu pracy
Seiri: sort, selekcja; dotyczy praktyki sortowania wszystkich narzędzi, materiałów itp. na miejscu pracy i posiadanie tylko tego co niezbędne. Rzeczy zbędne należy magazynować lub wyrzucić, gdyż stwarzają niebezpieczeństwo na stanowisku pracy oraz powodują bałagan, co zakłóca wydajnej pracy.
Seiton: storage, systematyka; skupienie na potrzebę uporządkowanego miejsca pracy. Narzędzia, urządzenia i materiały muszą być systematycznie układane dla łatwiejszego i skutecznego dostępu. Każda rzecz musi mieć swoje, wydzielone i oznaczone miejsce. Musi być miejsce dla wszystkiego i wszystko musi być na swoim miejscu.
Seiso: shine, sprzątanie; wskazuje na potrzebę utrzymywania miejsca pracy zarówno uporządkowanego jak i czystego. W japońskich firmach sprzątanie jest codzienną czynnością. Po zakończeniu zmiany, przestrzeń pracy jest sprzątana a wszystkie elementy wracają na swoje miejsce.
Seiketsu: standarise, standaryzacja; pozwala na kontrolę i konsekwencję. Wykonywane czynności należy standaryzować, aby stosowane były z dużo większą łatwością. Każdy musi wiedzieć za co jest odpowiedzialny. Obowiązek utrzymywania czystości staje się częścią regularnie wykonywanych działań.
Shitsuke: sustain, samodyscyplina; dotyczy utrzymywania standardów. Wcześniejsze 4S musza być przestrzegane za ścisłą dyscypliną dzień po dniu. Należy przestrzegać wcześniej ustalonych zasad i uczynić je przyzwyczajeniem.
5S - jest stosowane wraz z innymi narzędziami Lean, takimi jak SMED, TPM, Just In Time. Jest jednak jednym z najłatwiejszych do wdrożenia elementów koncepcji Lean, jednakże stanowi też test "chęci" firmy do zmiany w kierunku Lean, co częstokrotnie okazuje się być ekstremalnie trudne. Udana inicjatywa 5S dostarcza platformy do wdrożenia wszystkich innych działań. Narzędzie 5S wymaga wyeliminowania wszystkiego co jest niepotrzebne w celu łatwiejszego i szybszego dojścia do narzędzi i części, które potrzebujemy. Jest to też założeniem SMED, który w konsekwencji prowadzi do produkcji JIT (na czas). Pierwszym krokiem w TPM natomiast jest utrzymanie maszyny w porządku przez operatora, czyli postulat 5S. Bez dobrej praktyki 5S nie możliwe jest utrzymanie pozostałych narzędzi Lean.
- TPM - Total Productive Maintenance - Optymalne Utrzymanie Ruchu; celem jest zapewnienie maksymalnej dostępności krytycznych urządzeń. Jest to system który umożliwia minimalizację awarii oraz poprawę jakości dzięki zaangażowaniu wszystkich pracowników. Głównym celem TPM jest osiągnięcie poziomu trzech zer: zero awarii, zero braków, zero wypadków przy pracy. Koncepcja TPM została opracowana przez JIPM (Japan Intitute of Plant Maintenance) z potrzeby wsparcia japońskich firm na drodze do Lean Management (szczupłego zarządzania). W tej wersji jest tłumaczona jako Total Productive Manufacturing. Cele TPM realizowane są w dwóch obszarach: człowieka i maszyny. W pierwszym obszarze, zadaniem TPM jest zwiększanie efektywności pracowników poprzez poszerzenie ich umiejętności i wiedzy – co jest równoznaczne ze zwiększeniem ich odpowiedzialności. Pracownicy zgodnie z założeniami stają się bardziej zaangażowani w swoja pracę, potrafią właściwie interpretować zaistniałą sytuację i co za tym idzie samodzielnie podejmować właściwe decyzje. Z perspektywy maszyn działania pracowników powinny koncentrować się na utrzymaniu maszyn i urządzeń w stanie wysokiej dostępności w taki sposób, aby dział utrzymania ruchu otrzymywał od operatorów informacje o stanie całego parku w celu zaplanowania działań. Poprzez dobre poznanie maszyn operatorzy wraz z pracownikami utrzymania ruchu i technologami w celu ułatwienia konserwacji, lub usprawnienia maszyn opracowują projekty ulepszeń (pomysły Kazein). Służby utrzymania ruchu przechodzą z reakcyjnej na predykcyjną obsługę maszyn, dzięki czemu rośnie dostępność maszyn, oraz ich niezawodność, co w bezpośrednio zmniejsza koszty wytwarzania i tym samym powiększa zyski przedsiębiorstwa.
- SMED (Single Minute Exchange of Die) – szybkie przezbrojenie.
Jest to zespołowy proces redukujący czas przezbrojenia maszyny, co zwiększa czas przeznaczony na produkcję i jednocześnie umożliwia zmniejszenie wielkości partii produkcyjnych, ilości zapasów, „Lead Time”, i w efekcie powoduje obniżenie kosztów produkcji. Nominalnym celem czasu trwania przezbrojenia jest maksimum 10 minut.
Wszystko zależy od konstrukcji formy i łatwości dostępu do wymiennych wkładek. Najlepiej gdy wszystkie operacje przezbrajania można dokonać bezpośrednio na maszynie, bez czasochłonnego ściągania formy z maszyny. Jednak to w głównej mierze zależy od konstruktorów projektujących dane narzędzie, w każdym przypadku wygląda to nieco inaczej. „Lead Time” jest tu pojęciem względnym - zmniejszanie partii produkcyjnych na bieżące potrzeby przy jednoczesnym zwiększaniu czasu przeznaczonego na produkcję wzajemnie się wykluczają. Obniżanie kosztów produkcyjnych poprzez produkcję minimalnej ilości na bieżące potrzeby oznacza jednocześnie zwiększenie ilości czasu na operacje przezbrajania, zwłaszcza gdy na jednym narzędziu produkuje się kilka komponentów. A jak wiadomo czas przezbrajania może być różny w zależności od specyfiki narzędzia, i niektórych rzeczy nie da się przeskoczyć. Potrzebne jest zatem pewne wypośrodkowanie (złoty środek), uzależnione od specyfiki produkcji danego zakładu. Nie można zapominać również o wszystkich elementach potrzebnych do przezbrojenia, ponieważ ten fakt też umożliwia skrócenie czasu i pieniędzy firmy.
Wszystkie te narzędzia powinny być wdrażane jako kompleksowy system współzależnych i wzajemnie się wspierających praktyk. Można się jednak spotkać z niezależnymi wdrożeniami narzędzi wspierających lub pozbawionymi elementów Lean w przypadku tych rodzajów produkcji, gdzie typowe rozwiązania Lean nie mają zastosowania.
Ostatecznie, w tej strategii zmian i transformacji, założenia Lean Management muszą znaleźć swoje odbicie w faktycznej produkcji. Oznacza to budowę zespołów zadaniowych i zespołów ds. realizacji celów, zarządzania zasobami, ustanowienie kultury umacniania, udoskonalania i uczenia się. Opisana powyżej strategia wymaga niezwykle dokładnego przygotowania by możliwe było osiągnięcie jak najlepszego efektu. Konieczne jest stworzenie dokumentacji określającej: stan obecny, metody kontroli i pomiaru postępu, okresową kontrolę celów i ich korektę. Transformacja Lean ma za zadanie stworzyć organizację otwartą, czułą, nie bojąca się zmian, elastyczną, zaangażowaną, ufną w stosunku do zasobów materialnych.
Zalety Lean Management:
• Zwiększenie zdolności konkurencyjnej – dzięki redukcji kosztów, zmniejszenie rozrzutności i wyższa jakość
• Zwiększenie wydajności pracy, spłaszczenie hierarchii, skrócenie czasu podejmowania decyzji
• Zwrócenie większej uwagi na potrzeby i życzenia klientów
• Zwiększenie zadowolenia pracowników dzięki lepszej komunikacji miedzy kierownikami a podwładnymi
• Silniejszą motywację pracowników i ich utożsamianie się z sukcesami firmy
Wady Lean Management:
• Przekształcenie się koncepcji w prostą racjonalizację, z groźbą obniżenia płynności, spadkiem jakości i zaniedbywaniem usług
• Stres pracowników i spadek motywacji
• Powierzchowną redukcję pracowników
• Wzrost zapotrzebowania na siły fachowe, przy równoczesnym zaniedbywaniu problemów pracowników o niższych kwalifikacjach
(źródło: lean-management.pl)
